Vårt optimaliserte system for besøksadministrasjon er en smart, enkelt og brukervennlig plattform for registrering av besøkende, ansatte og underleverandører. Det gir et godt førsteinntrykk, samtidig som det frigjør administrative ressurser til mer produktivt arbeid.
Resepsjonsområdet på kontoret eller i bedriften er viktigere enn du kanskje tror. Dette er den første opplevelsen av bedriften for mange gjester, interessenter og ansatte som kommer inn gjennom inngangsdøren, og utallige undersøkelser har vist at førsteinntrykk kan ta så lite som sju sekunder på å feste seg. Og i tillegg: disse inntrykkene kan virkelig gjøre en forskjell.
Derfor har vi lansert Sharps optimaliserte system for besøksadministrasjon. Det består av to elementer: en interaktiv Sharp-skjerm og en intuitiv programvare for registrering av tilstedeværelse.
Løsningen med den intuitive programvaren og berøringsskjermen gir et system hvor de besøkende kan skrive seg inn og ut selv, slik at det går raskt og enkelt for dem å rapportere selv når de kommer inn i, eller går ut av, en bygning eller en avdeling. Samtidig kan besøkende få viktig informasjon om bedriften og bygningen, i tillegg til å samtykke til personvernregler og juridiske krav.
Ikke bare vil bedriften alltid ha en nøyaktig og oppdatert liste av hvem som befinner seg på stedet, men dette systemet støtter også overholdelse av databeskyttelses- og personvernregler, inkludert GDPR. Som en del av registreringsprosessen kan besøkende bli informert om bedriftens personvernregler og bli bedt om å godta dem. Så snart registreringsprosessen er fullført, vil systemet automatisk skrive ut den riktige typen adgangskort.
Bedrifter kan velge mellom en rekke ulike skjermer fra Sharp,15-tommers helt opp til 40‑tommers berøringsskjermer, avhengig av hva kunden ønsker.
Grensesnittet kan konfigureres fullstendig, fra en velkomstskjerm med varemerke og bilder til skreddersydde registreringsspørsmål. Vi tilbyr også fullstendig konfigurasjon og kundestøtte som en del av servicen for å sikre at løsningen oppfyller bedriftens behov.
Programvareløsning
Vi har inngått et samarbeid med WhosOnLocation om å levere programvaren for tilstedeværelsesadministrasjon som overvåker trygg og sikker bevegelse av mennesker i bedriftens bygning, kontorlokaler eller anleggsplasser. Den kraftige, skybaserte løsningen samler administrasjonen av besøkende, underleverandører, ansatte og nødssituasjoner slik at organisasjoner lettere kan sikre bygninger og anlegg samt beskytte alle personer på området.
WhosOnLocation betjener for øyeblikket organisasjoner i 35 land rundt om i verden og administrerer over 13 millioner sikre bevegelser gjennom flere tusen bygninger og anleggsplasser hvert år.
Forretningsfordeler med Sharps optimaliserte besøksadministrasjon
Det finnes klare forretningsfordeler ved å installere og implementere et optimalisert system for besøksadministrasjon. I tillegg har registreringstjenesten mange tidsbesparende funksjoner for resepsjonspersonalet.
Når besøkende lett kan registrere på skjermen når den kommer eller går, gir det samtidig bedriften mulighet til å følge de beste sikkerhets- og helseforskriftene, i tillegg til GDPR, på arbeidsplassen. Det skaper en tryggere arbeidsplass hvor alle besøkende blir effektivt registrert, slik at sikkerhetspersonalet vet hvem som er til stede og beveger seg rundt i bygningen til enhver tid.
Systemet kan automatisk skrive ut riktig type adgangskort og varsle ansatte via e-post og/eller tekstmelding om at gjesten deres har ankommet og venter på dem i resepsjonen.
Besøkende eller større grupper kan forhåndsregistreres for å gi rom for hurtigregistrering via QR-kode. På lignende måte kan returnerende gjester bli husket av systemet slik at registreringen går raskere. Mens de befinner seg i bedriftens lokaler, kan alle besøkende lett bli kontaktet med en tekstmelding i nødssituasjoner, noe som gir et ekstra lag av sikkerhet for besøkende i bedriften.
For en ekstra personlig tilnærming har vi også lagt inn en valgfri etikettskriver som raskt og sikkert kan skrive ut gjesteetiketter – fremdeles obligatorisk på mange kontorer og anlegg. Du kan selv bestemme hva slags informasjon som skal være med på etiketten. Den kan blant annet inneholde informasjon om gjesten og verten, i tillegg til Wi-Fi-informasjon og sikkerhetsinstruksjoner.
Bedriftene kan også velge en papirløs løsning der gjestene mottar etiketten sin som en QR-kode via e-post eller tekstmelding, som et digitalt boardingkort på fly.
Dataene som samles inn av det optimaliserte systemet for besøksadministrasjon, kan brukes til å generere sanntidsrapporter som gir organisasjoner mulighet til å ta datadrevne beslutninger basert på kunnskap om menneskeflyten på stedet, for eksempel mer effektiv administrasjon av delte arealer, fra møterom til parkeringsplasser.
Sharps optimaliserte system for besøksadministrasjon er utformet for å tilby en fullstendig og sikker metode for å strømlinjeforme resepsjonsområdet i bedriften. Hvis du vil vite mer om våre digitale transformasjonsløsninger og be om en demonstrasjon, ber vi deg ta kontakt.