Du har bestilt en stor sofa, barnas medisin og kopper til jobben. Nå kreves det riktig dokumentasjon, logistikk og en lastebil for sikker levering - det kan være Bring som leverer til deg og ditt kontor.
Bring kan transportere, lagerføre og levere, importere og eksportere - alt innen pakker, varer, termo, lager og bud. Det gjelder for transportledere, logistikkselskaper og speditører å planlegge og få det smarteste logistikkopplegget.
Bring som er en relativt ny samarbeidspartner for Sharp og finnes i hele landet, har i dag løsninger i Ystad, Jönköping og Linköping. I Ystad har vi utviklet nåværende arbeidsmåte sammen.
Ingemar Persson, Site Manager, Bring Ystad - kan du fortelle om din hverdag?
-Jeg startet i bransjen i 1990, og fra 2011 har jeg jobbet på Bring i Ystad. Vi håndterer internasjonalt gods med lastebil til og fra Øst-Europa, og vi har ca. 2000 leveringer per måned.
Logistikk er et stikkord
Hver levering er forbundet med åtte til ti dokumenter. Det er blant annet tollpapirer, fakturaer, bestillinger og fraktsedler. Til sammen blir det enorme mengder med informasjon som må håndteres og lagres. Fraktsedler er de mest forretningskritiske dokumentene, og i Ystad håndteres disse nå via digital arkivering og skanningsflyt.
Skannestasjoner
-Ved hjelp av vår løsning, har Bring nye rutiner. Ved å skanne inn fysiske fraktsedler, finnes de som dokument og lever i digital form. Disse arkiveres digitalt i en mappestruktur som vi har skreddersydd. Det brukes flere multifunksjonssystemer, først og fremst for skanning og utskrifter, og de går under navnet «skannestasjoner» blant brukerne, sier Johan Byström, kundeansvarlig hos Sharp.
Sikrere og raskere
-Det er en ekstrem forbedring på mange måter, dessuten er det sikrere og raskere. Hvis for eksempel skattemyndighetene skal ta en kontroll, så er det mye enklere nå. Det krever mye tid å løpe rundt og lete i mapper der dokumentet kan ha blitt feilsortert. Så både arbeidsmessig og tidsmessig er det store fremskritt, sier Ingemar Persson.
-Det er også en stor miljømessig gevinst - vi sparer papir og kan dessuten reduserer lagringsplassen kraftig. Før hadde vi flere paller med dokumenter som lå i nummerert rekkefølge som vi måtte arkivere, frakte bort og lagre i magasiner, sier Ingemar Persson.
Tidligere ble fraktsedler arkivert i mapper og permer som ble oppbevart i skap og arkiv. Manuell håndtering innebar alltid en høy risiko. Den blir ofte personavhengig - når noen sluttet eller var syke, risikerte bedriften å miste kontrollen. De fysiske arkivene kan bli ødelagt i brann eller av vannskade.
Bedre for kundene
Med nye rutiner blir dokumentene sporbare og søkbare, og ikke lenger personavhengige. Dette har gjort at de får en økt sikkerhet rundt håndteringen og kan tilby raskere kundestøtte når informasjon må finnes eller kontrolleres.
Sikker utskriftshåndtering
Bring har strenge regler og IT-retningslinjer når det gjelder håndtering av sensitiv informasjon. Ved å arbeide med de nye rutinene og arkivere digitalt, eier Bring selv sin forretningskritiske informasjon og har full kontroll på dette. Dette er et krav fra firmaet og i tråd med sikkerhetsbestemmelser og personvernreglene (GDPR).
Sikker utskriftshåndtering betyr at brukeren må skanne et kort eller en tag ved maskinen for å kunne hente ut sin utskrift. De utskrevne dokumentene kommer altså ikke ut automatisk, noe som beskytter sensitiv informasjon som leveringsadresser, tidsangivelser, informasjon om sjåfører og så videre. Samtidig er det bra for miljøet, da det reduserer unødvendige utskrifter.
Det er enkelt å kontrollere tilgangen i digitale strømmer og på den måten sikre at bare de rette personene har tilgang til viss informasjon. Alle kan ikke bare bla i fysiske mapper og få del i alt.
Samarbeid over grensene
Ved skannestasjonene kan brukere også håndtere digitale dokumenter som allerede er opprettet eller skannet inn av andre aktører. Det kan være fraktsedler, tolldokumenter og CMR-blanketter som brukes ved frakt mellom landegrenser. Dette er den nye arbeidsmåten som bidrar til ytterligere å lette logistikken.
Trådløse møter
På møterommet i Ystad er det en BIG PAD-skjerm som brukes til presentasjoner og for å lagre filer.
-Det er ekstremt smidig å jobbe med skjermen. Den har god oppløsning og det er optimalt å ikke trenge noen ledninger. Jeg er svært fornøyd, for dette har fungert over all forventning og uten noe tull, sier Ingemar Persson.
Skjerm for alle
Alle ansatte og besøkende må gå gjennom inngangspartiet. Der det er en digital skjerm på veggen med informasjon hvis for eksempel noen er syke, har fri, er på ferie, samt om kommende besøk.
-Det er jeg som oppdaterer innholdet på skjermen hver morgen. Det er en enkel måte a spre informasjon på, og det er lett for personalet å holde seg oppdatert. Det fungerer helt utmerket og det blir satt pris på av alle, sier Ingemar Persson.
Hva er viktig for deg for godt samarbeid?
-For meg er tilgjengelighet utrolig viktig. Samarbeidet vårt er bra, og jeg har bare positive ting å si om våre nye rutiner. Jeg er faktisk svært fornøyd med meg selv for at jeg tok beslutningen for ett år siden, siden det fungere så bra og vi virkelig har fått valuta for pengene, sier Ingemar Persson.
Hva er det rareste du har håndtert?
-Det snåleste jeg kan fortelle om, er når tre frysebiler hentet en isbar fra Ishotellet i Jukkasjärvi. Leveringen gikk til et hotell i Tyrkia som skulle ha isbaren til en innvielse. Det var midt på sommeren og utrolig varmt. Noe lignende har jeg aldri vært med på.
