Dokumenthåndtering

Ingenting er mer irriterende enn å måtte bruke masse tid på å lete rundt etter dokumentene man trenger. Dessverre skjer det både titt og ofte på mange arbeidsplasser. Dokumenter opprettes og lagres på alle mulige måter: papir, datamaskin, USB-minnepinner, e-post og i skyen. Listen er lang.

Dokumenthåndtering kan heldigvis gi deg kontrollen tilbake. Hos bedriften øker antallet dokumenter fra dag til dag. Ikke rart at man lett mister oversikten. Hvis det dreier seg om forretningskritiske dokumenter eller trusler mot datasikkerheten, kan det imidlertid oppstå problemer. I tillegg til frustrasjon blant de ansatte kan det føre til at bedriften oppfattes av kunder og samarbeidspartnere som uprofesjonell.

Da er det godt å kunne forenkle hverdagen med dokumenthåndtering som sørger for bedre rutiner i håndteringen av avtaler, fakturaer og juridiske dokumenter.

Dokumenthåndtering (også kalt Electronic Document Management systems, EDM) kan imidlertid brukes til mer enn bare å finne og lagre dokumenter – det gir deg i tillegg smarte, anvendelige funksjoner for håndtering av dokumenter.

• Åpenhet og kontroll: Du bestemmer selv hvilke ansatte som skal ha tilgang til hvilke dokumenter ut fra hvor konfidensielle dokumentene er og hvilke autorisasjonsnivåer de ansatte har.
• Produktivitet: Autoriserte brukere har til enhver tid tilgang til alt de trenger – uansett hvor de er og hvilken enhet de jobber fra.  
• Versjonskontroll: Dokumenthåndtering-funksjonen sikrer at kollegaene dine jobber med den nyeste versjonen av et dokument, og gir mulighet til å tilbakestille endringer og gå tilbake til tidligere versjoner ved behov.  
• Samarbeid: Datafangst gjør det mulig for flere å dele, åpne og samarbeide på et dokument i sanntid fra ulike enheter. Dette betyr at de ansatte ikke trenger å være samlet på kontoret for å kunne jobbe sammen.