Skrivere og kopimaskiner
De hører naturlig hjemme på alle kontorer og mange andre arbeidsplasser. Her finner du tips til ting du bør ha i bakhodet når du velger skriver og kopimaskin
Hva kan multifunksjonsskriverne gjøre?
Det virker kanskje innlysende, men tidligere var det forskjell på en skriver og en kopimaskin. En skriver skrev ut og en kopimaskin kopierte dokumenter. Nå finnes multifunksjonsskrivere som kombinerer disse funksjonene og kan kalles både skriver og kopimaskin.
Dagens alt-i-ett-skrivere – også kalt multifunksjonssystemer (mfp) – kan imidlertid langt mer enn bare å skrive ut og kopiere. De kan i tillegg skanne, fakse og arkivere dokumenter. Du kan også legge til funksjoner for etterbehandling (f.eks. hulling og stifting) og sågar lage din egen brosjyre.
Fra piksler til papir
Det er enkelte ting du bør ha i bakhodet når du leter etter den perfekte skriveren eller multifunksjonsskriveren. Trenger du å kunne skrive ut i farger eller er sort/hvitt tilstrekkelig? Vil du bare skrive ut i A4-format eller har du behov også for A3-utskrifter?
Til slutt kommer spørsmålet om maskinhastighet. En skrivebordskriver eller multifunksjonsskriver holder kanskje til små arbeidsgrupper, men store kontorer eller utskriftsrom har gjerne behov for et system med høyt volum.
Trenger skriveren programvare for dokument- og utskriftsstyring?
Programvare er nødvendig for å se til at kopimaskinen brukes på en sikker og effektiv måte. For eksempel kan du la fargeutskrift eller tosidig utskrift være forbeholdt avdelingene som har behov for disse funksjonene.
Med programvare for utskriftshåndtering kan du få både kontroll og oversikt over alle skriverne og multifunksjonsskriverne dine. Secure release-programvare gir deg mulighet til å legge til sikkerhetsfunksjoner (for å beskytte dataene dine) og samtidig redusere papirforbruket.
Må alle skrivere og multifunksjonssystemer ha sikkerhetsfunksjoner?
Det korte svaret er ja. Du tenker kanskje ikke umiddelbart at skrivere trenger sikkerhetsfunksjoner, men det gjør de. Skrivere har de samme type komponentene som datamaskiner, og er tilsvarende utsatt for hacking.
Skrivere og kopimaskiner bør derfor ha gode sikkerhetsfunksjoner som beskytter dataene dine. Sørg for at du har følgende:
- Self-healing firmware
Selvlegende programvare som gjenoppretter innstillinger og tar sikkerhetskopier - Whitelist
En liste som gir klarerte applikasjoner tilgang til systemet - S/MIME-kryptering av e-post
Kryptering som hindrer at uvedkommende leser e-poster som sendes via skriveren
