Dokumenthåndtering
Ta kontroll over dataene dine
For at dataene dine skal være nyttige, må du ha sikker tilgang til dem når du trenger det. Det er her løsninger for digital arbeidsflyt, også kalt elektronisk dokumenthåndtering (EDM), kommer inn i bildet. Det dreier seg her om systemer og prosesser som brukes for å finne, lagre, håndtere, spore og hente dokumenter digitalt på en raskest, sikrest og mest mulig effektiv måte.
Slike system er ikke noe nytt, men har eksistert i mange år. De svimlende mengdene data som genereres hver dag (i 2020 var tallet cirka 2,5 trillioner byte per dag*), kombinert med høyere krav til informasjonstilgang, gjør dem imidlertid viktigere enn noensinne.
Bedriftene oppretter daglig kontrakter, fakturaer, tilbud og en rekke andre dokumenter i digitalt og trykt format, som alle er viktige for virksomheten. En stor del av disse dataene kan bli liggende på datamaskinen til en person, i et arkivskap eller på serveren til teamet («datasiloer»). Faren er at de da blir vanskelig tilgjengelige eller rett og slett forsvinner.
* “2020 Data Never Sleeps 8.0” study by Domo, Inc
Med effektive løsninger for håndtering av dokumenter kan du:
- finne og organisere dokumenter – all informasjon fra en hvilken som helst kilde (f.eks. e‑post, skriver, kopimaskin eller kontorsystem), kan søkes opp, klassifiseres og lagres.
- kontrollere tilgangen og oppnå større transparens – implementer regler for å sikre at informasjon kun er tilgjengelig for rette vedkommende til riktig tid.
- styrke og effektivisere samarbeid – konstant tilgang til nyeste versjon sikrer at alle kan dele og jobbe med den nyeste versjonen av et dokument.
- bevare en konsekvent infrastruktur for dokumenter – gjør det mulig å dele informasjon med andre systemer som f.eks. CRM og finansielle applikasjoner.
- håndtere dokumenter på en sikker måte – dokumenter kan kontrolleres sentralt og beskyttes mot uautorisert tilgang.
- følge regelverket – sporbarhet og digitale signaturverktøy er med på å sikre at du følger gjeldende lover og bestemmelser.
Ta beslutninger ut fra riktig informasjonsgrunnlag
Dokumenthåndtering gjør det mulig for bedrifter å øke effektiviteten ved å digitalisere manuelle og repetitive oppgaver. Med dokumenthåndtering kan du starte en arbeidsflyt og sende direkte og sikkert til riktig person, skytjeneste, applikasjon eller avdeling. Skriverne og kopimaskinene våre gjør det enkelt for deg og teamene dine å håndtere dokumentene dere har behov for i det daglige.
Autoriserte medarbeidere kan fra nesten hvilken som helst enhet – innbefattet mobil, nettbrett, via skyen eller bedriftens egne servere – få tilgang til forretningskritisk informasjon når og hvor som helst.
Forbedre produktiviteten og kontroller kostnadene
Ved å gi deg mulighet til å søke opp, dele og lagre bedriftsinformasjon på en sikker måte kan våre sikre løsninger for dokumenthåndtering og arbeidsflyt hjelpe deg å:
- Jobbe mer effektivt – effektiviser forretningsprosessene dine, reduser antall menneskelige feil og tilrettelegg for rask dokumenttilgang.
- Redusere kostnader – utfør oppgaver raskere, reduser mengden utskrifter og minimer den fysiske plassen som trengs for arkivering av papir.
- Forbedre revisjons- og etterlevelsesprosesser – få tydelig sporbarhet og gjør det enkelt å finne alle relevante dokumenter.
- Øke dokumentsikkerheten – påse at tilgang til informasjon er forbeholdt autorisert personale.
- Øke informasjonsutvekslingen og inntektsmulighetene – del og konsolider data mer effektivt.
- Tilby en bedre kundeopplevelse – muligheten til å finne riktig informasjon og svare raskt på spørsmål fra kundene vil bidra til økt kundetilfredshet.
